Il cloud computing e conservazione dei dei documenti informatici: le responsabilità dello studio professionale

Il tema dell’utilizzo dei servizi di cloud computing e di conservazione dei documenti informatici per lo studio professionale va analizzato anche dal punto di vista delle responsabilità dell’avvocato e, in generale, dello studio professionale.

Non vanno infatti trascurati gli aspetti connessi alle possibili forme di responsabilità (professionale e deontologica) che possono discendere dal non uso dei servizi in questione o dall’utilizzo degli stessi in maniera contraria a quanto previsto dalla normativa di settore.

In tale prospettiva viene in primo luogo in rilievo l’art. 5 del dpr 137 del 2012 il quale impone ai professionisti di “stipulare, anche per tramite di  convenzioni collettive negoziate dai consigli nazionali e dagli enti previdenziali dei professionisti, idonea  assicurazione per i danni derivanti al cliente dall’esercizio dell’attività professionale, comprese le attività di custodia documenti e valori”.

In relazione a tale tipologia di polizze, con riguardo allo specifico punto della custodia dei documenti, occorre peraltro considerare che nella pratica le garanzie prestate si estendono anche ai documenti elettronici ma escludono la copertura per i danni derivanti da disfunzioni di sistemi informatici in uso al professionista o dall’accesso non  autorizzato agli stessi.

È dunque intuitivo comprendere come l’utilizzo di servizi cloud che non siano sicuri e che, essendo regolamentati da legislazioni di paesi esteri, possano consentire l’accesso a terze parti (magari anche ad agenzie governative) possa avere riflessi assai pericolosi; verificandosi un caso simile e ricorrendo ipotesi di danni per i clienti, invero, il professionista correrebbe il serio rischio di vedersi opposta un’eccezione di inoperatività della polizza professionale.

È poi da non sottovalutare che il secondo comma della norma in analisi fonda anche una responsabilità deontologica per il professionista che contravviene agli obblighi di assicurazione.

Il discorso non muta se si pone mente alla conservazione dei documenti informatici; laddove infatti al professionista sia affidata la custodia di documenti informatici e laddove si verifichino danni derivanti dal mancato conferimento degli stessi in un archivio strutturato a norma del CAD e del dpcm 3 dicembre ’13, si riproporrà il problema della copertura assicurativa.

Non si può escludere infatti l’eccezione di inoperatività della polizza da parte della compagnia, che potrebbe sostenere trattarsi di un caso “disfunzione del sistema informatico in uso all’avvocato”. L’accezione in questione è infatti molto ampia e può certamente arrivare a ricomprendere il caso di mancata attivazione di una funzione (la conservazione dei documenti informatici) imprescindibile per il professionista e la cui adozione è espressamente prevista dall’art. 2 del Codice dell’Amministrazione Digitale.

In conclusione si può dunque affermare che, ferme le comodità di utilizzo che derivano in particolare dall’utilizzo del cloud computing, è bene che tali risorse vengano sfruttate in maniera consapevole e, soprattutto, in linea con la legislazione vigente; ciò sia al fine di evitare danni sia al fine di poter fruire delle coperture assicurative.